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ホームページの制作を専門の会社やデザイナーに委託する場合、必要となるのが契約書の作成です。契約書はあらかじめ決めておいた約束事を明文化し、後でルールが変わってしまわないようにする上で重要です。
ホームページ制作はある程度の期間を要する業務であるだけに、いつの間にか最初の約束とは違った事態に陥ることもあり得ます。
今回は契約書を作成する重要性や作成のポイント、そして契約書作成に使える雛形などについて、ご紹介します。
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記事監修者の紹介
田丸 修太
株式会社エフ・コネクト マネージャー
飲食業界からWEB業界へ転身後、自社のWEB広告運用を担当。
現在はマーケティング領域からサイトのディレクション、お客様のヒアリング対応まで幅広く業務に携わっています。
1.ホームページ制作で契約書を作る理由
まず、ホームページ制作を依頼する際に契約書を作る理由について確認しておきます。契約書が必要なのは、制作会社に約束事を守ってもらうためはもちろんのこと、依頼者が約束事を忘れないようにする上でも重要です。
1-1.追加費用の発生を防ぐため
ホームページ制作において、起こりうる手続きが追加費用の発生です。制作するページ数が想定よりも多くなってしまった、リクエストしていた機能の搭載は、さらなるデザイン料金が発生するなど、様々な追加費用発生のシチュエーションが考えられます。
こういった追加費用の発生は、事前に全て共有してもらい、見積もりに反映してもらっていれば問題はないのですが、厄介なのは制作がスタートしてから追加費用についての案内が来てしまうケースです。
事前見積もりの際に紹介されていなかった費用が発生し、取り止めもできない段階で追加費用が発生してしまうと、依頼者としては受け入れざるを得ないことがほとんどです。
こういった事態を避けるためにも、あらかじめ見積もりの段階で追加費用の発生はないことをしっかりと確認しておくべきでしょう。それに加えて、依頼の際には丁寧に契約書を作成し、追加費用の発生がないことを文字に起こして約束してもらうことが大切です。
1-2.納期の遅れやずさんなアフターサポートを回避するため
ホームページの制作には、どうしても回避できないトラブルが発生してしまうこともあるものです。そのため、あらかじめ納期には余裕を持って設定することが一般的ですが、時として一向に制作物が納品されない、ということも起こり得ます。
多少の遅れの場合、事前に連絡をもらえれば対処は可能ですが、連絡もないまま何週間も遅れられてしまうと、本格的にプロジェクトへ影響が出てきてしまいます。
こういった事態を避けるためには、あらかじめ依頼の際に「だいたい何週間で納品」ではなく、「○月○日までに納品」と決めておかなければなりません。
ただ、これも口約束やメールでのやり取りだけでは拘束力が弱く、正しく守られなかったり、納品日を忘れられたりしてしまう可能性があります。
そのため、やはり契約書という法的拘束力のある形で明文化し、大幅な遅延を未然に防ぐことが求められます。
特にスケジュールがタイトなプロジェクトの場合、納期の遅れは命取りとなるため、相手に遵守してもらえるよう促しましょう。
1-3.その他法的なトラブルを避けるため
上記では全て依頼者が被害にあうケースで紹介していますが、場合によっては制作会社が被害者となる可能性も珍しくありません。
例えば、依頼者が制作会社に対して何度も修正を依頼し、制作料金以上のサービスを求めるケースです。基本的には依頼者が満足できるよう制作を行うのがクリエイターの仕事ですが、再三にわたる修正や、打ち合わせの際にはなかった機能の追加など、度を越したリクエストを要求するケースも見られます。
こういったリクエストを正しく断るための武器としても、依頼の際に契約書は有効です。契約の際に修正は何回まで、どういった修正対応まで受け付けるかを決定しておくことで、制作会社も必要以上にリソースを割く必要はありません。
契約書は制作会社を縛るためのものと思われがちですが、実はお互いがボーダーラインを守り、スムーズに仕事を進めていくために欠かせないものなのです。
2.一般的な契約書作成のポイント
ホームページ制作の依頼には契約書が不可欠であることを理解できたところで、次に一般的な契約書作成におけるポイントについて、ご紹介しておきます。
契約書は毎回一から作るとなると、非常に手間のかかる文書ではあるものの、基本的なテンプレートはある程度決まっています。
押さえておくべきポイントも決まっているので、これらを心がけながら契約書作成に臨みましょう。
2-1.契約書に必要な構成を知る
まずは、契約書が最低限効力を発揮するための構成について、ご紹介します。
一般的に契約書は、以下の6つの構成で成り立っています。
・表題(タイトル)
・前文
・本文
・後文
・日付(契約締結日)
・署名欄
まず表題では、その名の通りその契約書が何の契約について書かれているのかを明らかにします。「業務委託契約書」や「請負契約書」といった表題が一般的です。
前文では、契約を結ぶ当事者は誰なのか、そもそもなんのための契約であるのかを明らかにします。本文を記していく上での条件をここで整えておきます。
本文では、契約の内容について具体的に明らかにしていきます。契約を行う業務内容や納期、責任者をここで決定づけるので、契約書の中で最も重要な項目です。
契約解除や損害賠償が発生する条件についても記されるので、お互いに目を通さなければいけない部分です。
後文は、本文の締めの言葉として挿入される文章です。契約書原本を何通作成するか、保有者は誰かを決めます。
あとは日付と署名欄を作成し、契約書の作成は完了です。
2-2.契約者の権利と義務を明らかにする
契約書において大切なのは、契約者がそれぞれの権利と義務を明らかにし、認識に違いがないよう促すことです。
契約者の権利と義務については、契約書における本文の部分で正確に記すことが求められます。制作会社はどれだけの範囲の業務に責任を持ち、業務の遂行が求められるのか、依頼者が行使できる権利はどの程度まで許されるのかなど、決め事は書き出してみると多いことに気づかされます。
また、責任と権利の所在を明確にする上でも、主語を丁寧に記しながら権利と義務について明文化しなければなりません。日常会話やメールなどでは主語を明らかにせず、会話の流れで把握する習慣がありますが、契約書においては常に主体を明らかにしましょう。
2-3.第三者にもわかりやすく書く
契約書において大事なのは、常に客観性が担保されていることです。契約そのものを締結するのは二者間に留まりますが、契約書に法的拘束力をもたらすためには、誰でも状況を理解できる客観性を持っていなければなりません。
よくあるのが、業界用語や社内で使われている専門用語を契約書にも使ってしまう、というパターンです。例え相手にもその用語が伝わっていたとしても、第三者がその言葉を理解できなければ、契約書の効力は弱まってしまいます。
契約書における客観性で重要なのは、裁判官が読めるかどうか、という問題です。契約書があるにもかかわらずなんらかのトラブルが発生した場合、法的な手続きを取らなければならない事態にもなり得ます。
両者の間で和解が成立しない場合、裁判官に判断を委ねる必要があります。その際に客観性が担保されていない契約書だと、こちらが意図していない解釈で契約書を読み取られてしまう可能性も出てきます。
このようなトラブルを回避するためにも、客観性は重要です。
2-4.雛形を活用する
契約書は重要性の高い書類ですが、近年は様々なサイトで契約書の雛形が公開されています。契約書を発行しなければならない機会は常に溢れているため、多くの人にとって契約書のテンプレートは需要があるためです。
今回の記事でも後半に紹介しますが、一般的な契約書のテンプレートはもちろん、特定の業種に特化した雛形も存在します。
雛形を利用することで、お決まりの前文や日付入力部分の作成の手間を大きく削減できるようになります。時間をかけて作成したい本文に集中できるため、積極的に使えるサービスは活用していきましょう。
もちろん、素人が作った契約書では抜け漏れも多く発生するものです。最終的には法律のプロに相談し、効力のある契約書かどうかを判断してもらいましょう。
3.ホームページ制作に必要な契約書作成のポイント
続いて、ホームページ制作に特化した契約書を作成する上でのポイントを、いくつかご紹介します。基本的な重要事項はホームページ作成においても変わりませんが、納品物を納めてもらう必要があるため、内容をそれに特化させなければなりません。
3-1.仕様を明らかにする
まず大切なのは、ホームページの仕様をあらかじめ決めておくことです。 ページ数は全部で何枚なのか、搭載する機能はどれとどれかなど、丁寧に確認しておきましょう。
あらかじめ仕様を明文化しておかなければ、意思疎通の食い違いによって意図していない未実装の機能などが出てきてしまうこともあります。「この制作料金、プランであれば当然ついている機能だと思った」という場合も、先に明らかにしておかないと、追加料金が発生してしまう場合があります。
また、ホームページ構築後もレンタルサーバーの契約やホームページ更新作業など、多くの業務が発生します。制作会社にはHP制作だけを依頼するのか、その後の運営に関わる業務も委託するのか、正しく作業範囲を決めておきましょう。
3-2.再委託に関する規定を設ける
ホームページ制作に関する打ち合わせそのものは、依頼主と制作会社で行われていても、いざ制作段階に入ると制作会社は、下請けの会社やフリーのデザイナーなどに仕事を委託するケースもあります。
このような再委託が発生する場合、いくつかの注意点があります。制作会社のデザインが決め手で委託をしたのに、下請け会社やフリーランスが担当したことで、意図していたのとは異なるデザインになってしまった、ということがあり得ます。
あるいは、依頼主の社内情報を第三者が触れる機会を作ってしまい、情報セキュリティにリスクが生まれる可能性もあるでしょう。
こういった事態を回避するためにも、あらかじめ再委託についての作業範囲も決めておきましょう。ロゴだけをフリーのデザイナーに任せる、再委託が発生する場合は依頼主にも適宜相談するなど、決め事を明文化しておく必要があります。
3-3.検収に関する規定を設ける
検収について、契約書の中できちんと規定を設けることも、円滑な業務の遂行には必要なプロセスです。
検収作業は制作会社から受けた納品物をチェックし、修正があるかどうかを確認する作業です。検収が完了し、修正点がないことを確認して、初めて入金が行われるわけですが、依頼主がいつまでも検収完了の報告を行わないと、制作会社は入金を受けることができません。
そのため、検収はあらかじめ「依頼通知を受けて何日以内に実施するか」ということを、決めておく必要があります。
依頼主も検収作業はついつい先延ばしにしてしまいがちな工程なので、あまり日が経ってしまうと適切な修正依頼を送れなくなってしまうこともあります。
検収にも目を向け、適切な業務の遂行を実現しましょう。
3-4.「著作権」に関する契約条項を設ける
著作権についての言及も、契約書の中で行わなければなりません。基本的に、著作権は依頼主である発注者に帰属するよう明文化します。
そのため、ホームページを丸ごと制作会社の別案件に利用されないよう防ぐ必要があるのですが、ページ全体ではなく、コーディングを部分的に借用する分においては許可するケースも散見されます。
また制作会社の制作実績としてホームページやデザインを掲載するのにも、許可を出すのが一般的です。
ホームページは一般公開することが前提の制作物ですので、丸ごと借用されてしまうリスクがない限りは権利に大きくこだわる必要はないでしょう。
3-5.支払い時期を明らかにする
ホームページ制作にかかった料金を支払うタイミングは、会社によって様々です。制作の前に一括で支払う場合や、制作前後に分けて支払うケース、あるいは制作後に全ての料金を支払うケースなどがあります。
制作料金をいつ払えばいいのかについても、制作会社と事前に話し合い、契約書にいつ、いくら支払うのかを記しておきましょう。
金銭に関わるトラブルは、ホームページ制作に限らず様々な契約において発生しやすいトラブルの一つです。この点については特に丁寧に行い、両者の同意を確認してから契約書の作成を進める必要があります。
4.契約書の雛形まとめ
最後に、契約書の雛形を公開しているサイトについてもご紹介します。
テンプレートを公開しているサイトには法律事務所が目立ちますが、Web事業者向けに契約書を公開している事務所の場合、Web関係の法律相談に強い可能性も高いと考えられます。
相談事がある際には、こういった事務所を選ぶのも一つの手です。
4-1.フル総合法務行政書士事務所
フル総合法務行政書士事務所では、ホームページ制作をはじめコンサルティングや建築まで、様々な業種の契約を担当しています。
ホームページ制作については契約書の雛形も一般に公開してくれており、最低限必要な文面をテキストで確認可能です。
また、契約書に必要な項目についても、雛形を例に説明を加筆してくれているので、初めての契約書作成でも安心して頼ることができます。
必要に応じて文面を書き換えつつ、契約書の作成を進めていきましょう。
サンプルURL：https://kaisha-seturitu.net/contract/sample34.html
5.まとめ
ここまで、ホームページ制作に伴う契約書の必要性と、その活用方法についてご紹介してきました。
ホームページ制作には大きなお金が発生する分、事前に決まり事を明文化しておくことは大切です。円滑な業務遂行を互いに実現するためにも、契約書は作成しておきましょう。
また、契約書の作成には法的拘束力を持たせられるよう、ポイントを押さえながら専門家の意見も借りて、作成することをおすすめします。雛形を参考にしつつ、丁寧な作成を心がけましょう。
